fax@MAIL empfängt Ihre auf einer ISDN-Karte eingehenden Faxe und speichert diese als Bild im Format JPG, TIFF, SFF oder als PDF Datei. Zusätzlich haben Sie bei fax@MAIL die Möglichkeit die eingehenden Faxe als e-Mail weiterleiten zu lassen. Sie können die eingehenden Faxe von fax@MAIL über jeden beliebigen Mailserver senden zu dem Sie Zugriffsberechtigung haben. Normalerweise erfolgt der Versand an einen internen SMTP Server z.B. Exchange Server. Um sicherzustellen, dass auch jeder Benutzer sein Fax bekommt können Sie unbegrenzte Durchwahlen einstellen und jeder MSN eine e-Mail Adresse zuweisen. Kommt ein Fax auf einer bestimmten MSN herein, so wird die Datei von fax@MAIL konvertiert und per e-Mail als Anhang verschickt. Sollte eine e-Mail nicht verschickt werden können aufgrund eines Netzwerkfehlers oder weil der SMTP Server nicht erreichbar ist, so wird die e-Mail in einem Ordner abgespeichert. Dieser Ordner wird von fax@MAIL regelmäßig durchsucht und es wird versucht die e-Mail wiederzuversenden. Zur besseren Übersicht über die eingegangenen Faxe ist bei fax@MAIL ein Fax Journal dabei. In diesem Fax Journal können Sie Informationen über die empfangenen Faxe einsehen und diese auch öffnen und ansehen. Die Informationen zu den Faxen wird in einer Access Datenbank gespeichert.