CoPTel zeigt bei einem eingehenden Anruf die Telefonnummer des Anrufers und führt eine automatische Rückwärtssuche in den Kontakten von MS Outlook durch. Gefundene Kontakte werden angezeigt und können mit einem Klick geöffnet werden. Damit sind sofort alle Gesprächsnotizen verfügbar und können direkt weiter ergänzt werden. Wird kein passender Kontakt gefunden, kann die Rückwärtssuche in einem Online-Telefonbuch gestartet werden.

Die Anrufliste merkt sich die eingehenden Anrufe auch in Ihrer Abwesenheit, die Kontaktsuche oder ein Rückruf lässt sich dann per Mausklick einleiten. Dabei können die Telefonnummern in lesbarer Weise hinterlegt, und Anrufe aus verschiedenen Nebenstellen oder einer Zentrale identifiziert werden.

Benötigt wird dazu lediglich eine Telefonanlage oder ein Einzeltelefon mit TAPI-Schnittstelle, wobei die passenden TAPI-Treiber von den Herstellern der Geräte geliefert werden.