PhraseExpress erkennt wiederkehrende Formulierungen, die Sie während Ihrer täglichen Schreibarbeit verwenden und bietet Ihnen diese Texte im passenenden Moment zur Vervollständigung an. Das manuelle Erstellen von Textbausteinen entfällt. Sie können Textbausteine inklusive Schriftformatierung und Bildern in einer übersichtlichen Ordnerstruktur organisieren und auf Tastendruck abrufen. Die aus MS Office bekannte Autotext-Funktion stellt PhraseExpress in allen Anwendungen bereit, zum Beispiel auch im Internetbrowser oder Datenbankanwendungen. Textabkürzungen, wie zum Beispiel mfg werden automatisch zu Mit freundlichen Grüßen erweitert und Tippfehler bereits während der Eingabe korrigiert. Bestehende AutoKorrektur- und Autotext-Einträge können aus MS Word importiert werden.

Die ClipboardCache-Funktion speichert die Inhalte der Windows Zwischenablage bevor sie von neuen Inhalten überschrieben werden und kann Ihnen diese wieder zur Verfügung stellen. Universelle Makrofunktionen erlauben die Verkettung mehrerer Textbausteine und das Einfügen des aktuellen Datums oder fortlaufender Nummerierungen. Programme oder Dokumente lassen sich per Kurztext oder Tastenkombination öffnen.

Die Netzwerkversion ermöglicht den unternehmensweiten Zugriff auf gemeinsam genutzte Textbausteine für alle Anwender. Die Client-/Serverarchitektur bietet eine zentrale Administration aller Schreib- und Konfigurationsrechte. Zugriffsrechte auf beliebige Textbausteine lassen sich je Benutzer, Benutzergruppen, Arbeitsgruppen oder Domänen definieren. Ausserdem steht eien zentrale Verwaltung der Email-Signaturen im Unternehmen bereit. Die Programmmenüs in PhraseExpress können vom Administrator eingeschränkt werden, um jegliche Fehlbedienung auszuschließen und den Schulungsaufwand zu minimieren.